Strategiasta toteutukseen

”Vain muutos on pysyvää” pätee täysin nykypäivän liiketoiminnassa. Yrityksen täytyy jatkuvasti arvioida toimintaansa ja tehdä aika-ajoin korjaavia toimenpiteitä niin strategiaansa kuin operatiiviseen toimintaan.

Liiketoiminta digitalisoituu ja samalla syntyy uusia liiketoimintamalleja sekä toimijoita. Uudet kilpailijat ja kuluttajakäyttäytymisen muutos haastavat perinteisen liiketoiminnan. Tähän haasteeseen vastaaminen edellyttää liiketoiminnan, sitä tukevien tietojärjestelmien sekä uuden teknologian nivomista saumattomaksi kokonaisuudeksi.

 
Vain harvoin yrityksellä on mahdollisuus kehittää toimintaansa ”puhtaalta pöydältä” ilman olemassa olevien toimintatapojen ja niitä tukevien tietojärjestelmien luomaa jäykkyyttä. Tällaisessa tilanteessa kannattaa arvioida nykyisen toimintatavan tehokkuus ja laatu sekä kartoittaa olemassa olevien tietojärjestelmien tuki liiketoiminnalle sekä järjestelmien mahdolliset puutteet ja niihin liittyvät riskit.


Pienikin kehitysaskel edellyttää muutoksia niin organisaation toimintatavoissa kuin tietojärjestelmissä. Tyypillisesti organisaatiossa on käynnissä useita rinnakkaisia projekteja ja niissä lukuisia toimittajia. Projektien onnistuminen kulminoituu kuitenkin sisäiseen muutoksenhallintaan ja henkilöstön riittävän osaamisen varmistamiseen. Onnistuneen projektin johtaminen vaatii siis monipuolisia taitoja, pelkkä teknologia osaaminen ei riitä.


Digiloikka

Kaikkialla puhutaan digitalisoinnista. Kilpailun kiristyminen ja kustannuspaineet luovat tarvetta hyödyntää uusia toimintatapoja. Muutokset on perinteisesti tehty olemassa oleviin tietojärjestelmiin. Monesti nykyjärjestelmien ominaisuuksien hyödyntäminen riittääkin antamaan lisäaikaa isommalle muutokselle.


Todelliset digiloikat tehdään kuitenkin muuttamalla merkittävästi liiketoimintaprosesseja ja toimintatapoja. Digiloikan tekemiseen tarvitaan hyvä ymmärrys nykyisistä toimintatavoista ja osaaminen uusista digitaalisista mahdollisuuksista sekä niiden toteuttamisesta.

Ensimmäinen digiloikka voi olla edelleen verkkokaupan avaaminen kuluttajille (B2C) tai yritysten verkostoitumisen mahdollistava prosessien yhtenäistäminen ja yhteinen kehittäminen (B2B). Parhaat operatiiviset hyödyt verkkokaupasta saavutetaan vasta, kun kaikki taustajärjestelmät ja niiden prosessit ovat integroitu saumattomiksi ja automaattisiksi. Digiloikka voi myös olla monimutkaisen myynnin tarjous-/tilausprosessin siirtäminen henkilökohtaisista Word-Excel-sähköposti -toimintamallista kaikkialla ja kaikille reaaliaikaiseksi Tablet-sovellukseksi.

Omassa organisaatiossa digiloikan voi tehdä hyödyntämällä tarjolla olevia mobiilisovelluksia helpottamaan ja oikomaan arkisia sisäisiä tehtäviä tai tehtäväketjuja. Useat aiemmin vain isoille yrityksille tarjolla olleista sovelluksista ovat nykyisin saatavana mobiilina pilvestä. Käytön mukaisen hinnoittelun myötä ne ovat kaikenkokoisten yrityksien ja yhteisöjen saavutettavissa.

Digiloikan tekeminen ei välttämättä edellytä suuria kertainvestointeja, mutta se edellyttää aina laajaa osaamista. Lisäksi organisaation tulee olla valmis sekä toimintatapojen muuttamiseen että mobiilien pilvipalveluiden hyödyntämiseen. Onnistuneessa digiloikassa palvelut ovat helposti skaalautuvia.


Investointien täysimääräinen hyödyntäminen

Tietojärjestelmä on aina iso investointi. Järjestelmäinvestoinnin toteuttamista ei saa ulkoistaa toimittajalle. Onnistumisen edellytykset luodaan liiketoimintavaatimusten määrittelyssä. Huolella tehty tuotteen, toimittajan ja projektin avainhenkilöiden valinta sekä johdon aktiivinen osallistuminen koko hankkeen ajan ovat perusedellytyksiä onnistumiselle. Lopullinen investoinnin kannattavuus varmistetaan suunnitelmallisella jatkokehityksellä ja käyttäjäkoulutuksella.

Tietojärjestelmätarpeet eivät saa perustua vain olemassa olevan järjestelmien toiminnallisuuteen ja siinä havaittuihin puutteisiin. Omaan strategiaan ja näköpiirissä oleviin toimialamuutoksiin nojautuen pitää pystyä kuvaamaan myös tulevia tarpeita.

Järjestelmähankinnassa itse tietojärjestelmän tai tuotteen lisäksi tulee kiinnittää erityistä huomiota palveluntarjoajien projektiorganisaation osaamiseen. Osaava projektitiimi saa kaiken irti keskinkertaisestakin tuotteesta, mutta hyvä tuote ei yksinään takaa onnistumista.

Paras tulos ja ketteryys saavutetaan yhdistämällä useita tietojärjestelmiä. Digiloikka voidaan tehdä yhdistämällä olemassa olevia ja täysin uusia toimintamalleja ja tietojärjestelmiä.

Paras joustavuus ja ketteryys saavutetaan pilvipalveluilla. Näin hankittuna järjestelmäpalvelut skaalautuvat helposti niin ylös kuin alaskin päin tarpeen mukaan. Perinteisestä investoinnista poiketen myös kustannukset seuraavat todellista käyttötarvetta. Myös oman osaamisen tarve muuttuu. Pilvipalvelu muuttaa perinteisen IT-panostuksen investoinnista muuttuvaksi kustannukseksi.

Olemassa olevien järjestelmien käyttöön kiinnitetään liian vähän huomiota. Järjestelmiä ei hyödynnetä täysimääräisesti tai organisaatiossa on samaan tarkoitukseen rinnakkaisia ratkaisuja. Hyvin usein myös excelillä yritetään paikata toimimatonta järjestelmäkokonaisuutta. Järjestelmä- ja organisaatiomuutoksien jälkeen syytä tarkistaa myös lisenssien todellinen tarve.